Qué hace una gestoría, qué hace una asesoría y quién puede ser gestor administrativo

Una gestoría se encarga, en tu nombre y con tu autorización, de las obligaciones y los trámites que tienes con la Administración. La mayoría de las que trabajan con autónomos y pymes reúnen cuatro áreas, aunque cada una pone el peso en una distinta:

• Trámites administrativos

  Licencias, certificados, extranjería, herencias, transferencias y matriculaciones de vehículos. Es el terreno propio del gestor administrativo.

• Fiscal

  Alta y cambios en Hacienda (modelo 036), declaraciones trimestrales y anuales, la Renta, el Impuesto sobre Sociedades y la respuesta a cartas y requerimientos.

• Contable

  Los libros registro de IVA e IRPF del autónomo y, en las sociedades, la contabilidad, las cuentas anuales y su depósito en el Registro Mercantil.

• Laboral

  Contratos, altas y bajas de trabajadores, nóminas y seguros sociales a través del Sistema RED de la Seguridad Social.

Qué modelos te tocan exactamente lo puedes comprobar en qué modelos tengo que presentar; cómo funcionan los trimestres, en la guía de la declaración trimestral de autónomos.

En la calle se usan casi como sinónimos, y muchos despachos se anuncian como «gestoría y asesoría». La diferencia de verdad está en quién firma y con qué requisitos:

En la práctica, una asesoría suele centrarse en lo fiscal, lo contable y lo laboral, y una gestoría, en los trámites; muchas hacen las dos cosas con un equipo mixto. Para elegir, no te fijes en el rótulo: pregunta quién lleva tu caso, qué título tiene, qué incluye la cuota y cómo te va a dar los justificantes. Cuánto cobra cada servicio depende del despacho; para entender cómo se calcula, mira la calculadora de honorarios de una gestoría.

El Estatuto Orgánico de la profesión (Decreto 424/1963, modificado por última vez en 1998) define al gestor administrativo como el profesional que, de forma habitual y retribuida, promueve y tramita asuntos ante cualquier Administración en nombre de sus clientes, siempre que no exijan la técnica jurídica propia de la abogacía. Colegiarse no es opcional:

• Para serlo: título universitario, superar las pruebas de acceso o el Máster Universitario Oficial en Gestión Administrativa reconocido por el Consejo General, pedir el título y colegiarse en el colegio del domicilio profesional, que habilita para ejercer en toda España.
• Su despacho se identifica con el nombre y apellidos del gestor y la indicación «gestoría administrativa» o «gestor administrativo» (art. 22).
• Sus deberes incluyen guardar el secreto profesional y conservar constancia de los asuntos que tramita durante cinco años desde que terminan (art. 24).
• Tráfico es una parte grande de su trabajo: en 2024 la DGT y el Consejo General firmaron un convenio de encomienda para que los gestores tramiten por vía electrónica matriculaciones y cambios de titularidad.

La Ley General Tributaria deja que actúes por medio de un representante, «que podrá ser un asesor fiscal» (art. 46.1). Para los actos de mero trámite la representación se presume; para recurrir, renunciar a derechos o pedir la devolución de un ingreso indebido hay que acreditarla. En la práctica, la gestoría usa una de estas vías:

Las sociedades tienen que relacionarse con la Administración por medios electrónicos, y también quien las representa; igual que los profesionales de colegiación obligatoria en los trámites de su profesión (Ley 39/2015, art. 14.2). Por eso tu gestoría trabaja con certificado electrónico. Lo sano es que actúe con el suyo y con tu autorización o tu apoderamiento, no con una copia del tuyo: así puedes ver y retirar en cualquier momento lo que puede hacer por ti.

• La obligación. Ante Hacienda el obligado tributario eres tú: si una declaración sale tarde o mal, el recargo o la sanción te los exigen a ti. Lo que pase después con la gestoría depende de lo que pactasteis en la hoja de encargo.
• Las notificaciones. Si estás obligado a recibirlas por vía electrónica, como las sociedades, una notificación sin abrir en diez días naturales se da por rechazada. Acordad quién las revisa; lo explicamos en notificaciones de Hacienda en la DEHú.
• Los papeles. Guarda facturas, justificantes y declaraciones al menos mientras Hacienda puede revisarlos: cuatro años de prescripción (art. 66 LGT) y diez para comprobar bases negativas o deducciones pendientes (art. 66 bis). El empresario conserva además sus libros y justificantes seis años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio).
• Tus datos. La gestoría trata tus datos y los de tus trabajadores por encargo tuyo. El Reglamento General de Protección de Datos exige un contrato por escrito y que, al terminar, te los devuelva o los borre, a tu elección (art. 28).

1. Una hoja de encargo que diga qué incluye la cuota y qué se cobra aparte.
2. Tus plazos a la vista: qué te presenta, cuándo vence cada modelo y hasta cuándo se domicilia el pago.
3. El justificante de cada presentación, con su código seguro de verificación (CSV).
4. Un solo sitio para mandar documentos y preguntas que no sea un grupo de WhatsApp: un portal o un área privada.
5. Apoderamientos claros: qué trámites tiene en tu nombre y hasta cuándo. Puedes consultarlos tú en la sede de la AEAT.
6. Avisos de lo que viene: VeriFactu, la factura electrónica, los cambios en la cuota de autónomos.

Un ejemplo: el portal de Fiscalo

Fiscalo no es una gestoría: es un programa que usan las gestorías para llevar su cartera. Si la tuya lo usa, te invita a su portal del cliente, desde el que subes facturas y tickets con el móvil, ves tus próximos impuestos con su estado y preguntas a tu gestor en un hilo propio. Fiscalo no presenta nada en Hacienda: la presentación la sigue haciendo tu gestoría, que luego la marca como presentada y a ti te llega el aviso. Hoy las gestorías entran por lista de espera. Qué más mirar, en la app de la gestoría para autónomos.

• VeriFactu. Los programas de facturación tienen que estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 si pagas el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 en el resto de casos (Real Decreto-ley 15/2025). El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028; a 26 de octubre no hay norma en el BOE. Más en VeriFactu: cuándo es obligatorio.
• Factura electrónica entre empresas. Obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 si facturas más de 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto. Lo contamos en factura electrónica obligatoria.
• El cierre del año. El 303 y el 130 del cuarto trimestre de 2026 se presentan hasta el 1 de febrero de 2027 (el 30 de enero es sábado). La AEAT aún no ha publicado su calendario de 2027, así que la domiciliación, el 27 de enero, es una fecha prevista. Detalle en el 303 del 4T de 2026.
• Prevención del blanqueo. Los asesores fiscales y contables externos son sujetos obligados de la Ley 10/2010. Desde el 28 de octubre de 2026 (Real Decreto 813/2026), los despachos de menos de 10 personas y hasta 2 millones de euros de negocio dejan de estar exentos de designar un representante ante el Sepblac. Afecta a la gestoría, no a ti; lo que sí notarás, y no es nuevo, es que te pida tu DNI y quién es el titular real de tu sociedad (arts. 3 y 4 de la ley).