Calculadora de honorarios de la gestoría: cuánto cobrar a cada cliente

La cuota sale de tres datos: el tiempo que te lleva el cliente en un año, lo que le cuesta al despacho cada hora y el margen que quieres ganar:

1. 1

   Tiempo al año

   Declaraciones × sus minutos, más documentos × minutos por documento, más consultas y otras tareas.
2. 2

   Coste del cliente

   Horas al año × coste por hora del despacho.
3. 3

   Cuota mensual

   Coste ÷ (1 − margen) ÷ 12, redondeado al céntimo. Con un 25 % de margen, coste ÷ 0,75 ÷ 12. Encima va el IVA del 21 %.

Una hora cuesta lo que gasta el despacho en un año dividido entre las horas que el equipo dedica a clientes. Los dos errores habituales: dividir solo los sueldos y dividir entre todas las horas de trabajo. En los costes van:

• Sueldos brutos y la Seguridad Social a cargo de la empresa.
• Tu propia retribución si eres el titular, aunque no cobres nómina: si no la cuentas, el margen se come tu sueldo.
• Alquiler, suministros, programas, seguros, formación, cuotas de colegios y la renovación de los equipos.

Para las horas, parte de las de convenio de cada persona y resta vacaciones, festivos, formación y gestión interna; media jornada cuenta como 0,5. Con 120.000 € de costes y 3 personas con 1.400 horas para clientes, la hora cuesta 120.000 ÷ 4.200 = 28,57 € (cifras de ejemplo).

Lo que más cambia de un cliente a otro es lo que presenta. La calculadora lo saca de su perfil con el mismo motor que usa Fiscalo para el calendario de plazos, y cuenta las veces al año con ese calendario:

En Gipuzkoa no se presenta el 300 del cuarto trimestre (va en el 390), así que cuentan tres. Por qué presenta cada modelo y cuándo vence lo ves en ¿Qué modelos presento?. Y un modelo 303 con doscientas facturas no pesa como uno sin movimientos: por eso los documentos van aparte.

Una diseñadora autónoma de Valencia, en estimación directa y con IVA general, alquila su estudio con retención: presenta el 303, el 130 y el 115 cada trimestre, el 390, el 180 y el 347 una vez al año, y la Renta. Son los valores iniciales de la calculadora (cifras de ejemplo):

1. 1

   Coste del cliente

   39,5 h × 28,57 € = 1.128,52 € al año: 94,04 € al mes.
2. 2

   Cuota con un 25 % de margen

   1.128,52 ÷ 0,75 ÷ 12 = 125,39 € al mes sin IVA (1.504,68 € al año).
3. 3

   IVA

   125,39 × 21 % = 26,33 €: la factura de cada mes es de 151,72 €.

Si hoy le cobra 100 € al mes, ese cliente le deja 5,96 € al mes y 30,38 € por hora de trabajo: le faltan 25,39 € al mes para su margen. Si saca la Renta de la cuota, la cuota baja a 115,87 € y la Renta, cobrada aparte, sale a 114,28 € más IVA.

La iguala es una cuota fija al mes por un trabajo que se repite, y funciona cuando las dos partes saben qué entra: ponlo por escrito en la hoja de encargo. En la cuota va lo recurrente: las declaraciones del perfil, sus documentos hasta un volumen pactado, las consultas habituales y, si quieres, la Renta o Sociedades. Conviene presupuestar aparte:

• Altas, bajas y cambios en el censo (modelo 036).
• Contestar un requerimiento de Hacienda, alegaciones y recursos.
• Pedir un aplazamiento o regularizar años anteriores.
• Constituir una sociedad, depositar sus cuentas anuales o legalizar sus libros en el Registro Mercantil.
• Las nóminas, si no son tu servicio base, y los trabajos con prisas porque la documentación llegó tarde.

• Cuando cambia el perfil del cliente: contrata trabajadores, alquila un local, vende a otros países de la UE, cambia de régimen o pasa a ser sociedad. Cada cambio suma declaraciones.
• Cuando su volumen de documentos o de consultas crece y se queda alto varios meses.
• Una vez al año, con los costes del despacho al día.

Escribe en la calculadora la cuota que cobras hoy: verás el margen real de ese cliente y los euros por hora que te deja. Si toca subirla, avisa con tiempo y explica qué ha cambiado.

• País Vasco, Navarra y Canarias. La lista incluye los modelos de las haciendas forales y de la Agencia Tributaria Canaria. La Renta de los autónomos forales va sin número de modelo, y lo que no sale (el 349 foral o Batuz en Bizkaia) se suma en «Otras declaraciones al año».
• El IVA de la cuota. Es el 21 %, el tipo general. En Canarias no se aplica el IVA (artículo 3 de la Ley del IVA): con un cliente canario, la cuota sale sin impuestos, porque el de la factura depende de dónde estéis el despacho y el cliente.
• Lo que no pregunta. Las grandes empresas y las del registro de devolución mensual (REDEME) declaran el IVA cada mes, y las comunidades de bienes presentan el 184: ajústalo con «Otras declaraciones al año».

Fiscalo es un software para gestorías, hoy en acceso por lista de espera. Esta calculadora usa su motor: en la cartera de clientes, cada uno tiene su perfil fiscal y, de él, sus modelos y sus plazos.

La cuota que fijes se guarda en la ficha del cliente, sin IVA. Cada mes ves qué parte está cobrada, importas el extracto del banco en CSV para cuadrarla y el equipo recibe un aviso cuando una cuota se queda sin cobrar: es el control de cobros en la gestoría. Fiscalo no mide el tiempo de cada cliente: los minutos los pones tú.