Factura electrónica obligatoria entre empresas: fechas, a quién afecta y cómo funciona

Los plazos cuentan desde el 6 de octubre de 2026, día en que entró en vigor la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el día 5. El Real Decreto 238/2026 dice que la obligación llega doce meses después para quien supera los 8 millones de euros y veinticuatro para el resto.

Más de 8 M€ de volumen de operaciones el año anterior

6-10-2027Más de 8 M€ de volumen de operaciones el año anterior

Resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos

6-10-2028Resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos

Autónomos de 8 M€ o menos: informar del estado y del pago

6-10-2029Autónomos de 8 M€ o menos: informar del estado y del pago

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Afecta a todo empresario o profesional que deba expedir factura a otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. No hay mínimo: un autónomo que factura poco también entra, en 2028. Llevar el Suministro Inmediato de Información (SII) no libra.

Quedan fuera

• Las facturas a particulares.
• Las facturas a empresas sin sede, establecimiento ni domicilio en España.
• Las facturas simplificadas (tickets), salvo la simplificada cualificada: la que lleva, a petición del cliente empresario, su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado. Cuándo vale cada una, en requisitos de una factura.
• Las operaciones del mercado eléctrico y del mercado organizado del gas, y las liquidadas por las plataformas de compensación del transporte aéreo (IATA).
• Las que excluya el Ministerio de Economía por orden; el reglamento dice que, como regla general, serán exclusiones temporales.

• Emitir. La factura a otra empresa se hace como fichero estructurado, con la solución pública de la AEAT o con una plataforma privada.
• Recibir. Hay que poder recibirlas. Si no acuerdas con tus proveedores una plataforma privada, se entiende que eliges la solución pública, sin tener que decir nada.
• Informar. Quien recibe la factura comunica si la rechaza y cuándo la paga entera. Es la parte nueva de verdad.
• Copia a la AEAT. Las plataformas privadas envían a la solución pública, en el mismo momento, una copia fiel en UBL de cada factura. La solución pública es también el archivo de todas.
• PDF de cortesía. Quien supera los 8 millones acompañará sus facturas de un PDF legible durante los primeros doce meses, salvo que el cliente acepte recibirlas solo en el formato original.

La factura electrónica obligatoria es un mensaje estructurado según la norma europea EN 16931, que un programa puede leer sin intervención humana. Vale en cuatro sintaxis: UBL (la que usa la solución pública), CII, EDIFACT y Facturae, el formato español que ya se usa para facturar a las administraciones públicas. Un PDF, un Word o una foto enviados por correo no son factura electrónica a estos efectos.

Cada factura tiene un código único: el NIF del emisor, la serie y el número, y la fecha de expedición. Las que salen de plataformas privadas van con firma electrónica avanzada o delegada. Lo que debe contener una factura no cambia: son los mismos datos de siempre, en otro envoltorio.

La solución pública de facturación electrónica es el servicio gratuito de la Agencia Tributaria para emitir, recibir, informar de estados y consultar facturas, por formulario o por servicio web. La regula la Orden HAC/1028/2026:

• Se entra con certificado electrónico. Para los formularios de emisión, de estados y de consulta también vale Cl@ve.
• Un tercero, como una gestoría, solo puede actuar por ti si está apoderado en el registro de la AEAT.
• Trabaja en UBL y guarda todas las facturas: las que pasan por ella y las copias que mandan las plataformas privadas.
• Si se cae más de veinticuatro horas por un fallo suyo, hay cuatro días hábiles desde que se resuelve para enviar lo pendiente.

Las plataformas privadas tienen que interconectarse entre sí gratis, en el plazo de un mes desde que se les pide, y con la seguridad que fija el reglamento.

Quien recibe la factura informa del rechazo, si lo hay, de la fecha de vencimiento del pago y del pago efectivo completo, con su fecha. Si no hay rechazo ni factura rectificativa, la factura se presume aceptada. Quien la emite puede comunicar, si quiere, el cobro o el impago. El plazo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales; los festivos autonómicos y locales sí cuentan.

Ejemplo: si pagas una factura el martes 10 de octubre de 2028, tienes hasta el martes 17 para comunicarlo, contando desde el día siguiente: no cuentan el jueves 12 (Fiesta Nacional) ni el fin de semana. Y si la factura ya lleva una fecha de pago igual o anterior a su fecha de expedición, que coincide con la de la operación (una venta cobrada al contado), el pago se da por comunicado.

Marta es diseñadora autónoma en Valencia y factura menos de 8 millones. Compra el software a una empresa que supera esa cifra y trabaja para una agencia constituida como sociedad limitada, también de menos de 8 millones.

Aparte va VeriFactu: según el BOE, el programa con el que Marta factura tiene que estar adaptado antes del 1 de julio de 2027, aunque Hacienda ha anunciado que quiere aplazarlo. Lo explicamos en cuándo es obligatorio VeriFactu.

La ley que crea la obligación (artículo 2 bis de la Ley 56/2007, modificado por la Ley 18/2022, «Crea y Crece») fija una sola multa: apercibimiento o hasta 10.000 euros. Pero, leída en el BOE, se dirige a las empresas que deben ofrecer a sus usuarios recibir facturas electrónicas y no lo hacen, o que no dejan a sus antiguos clientes acceder a sus facturas, y a las que prestan servicios al público de especial trascendencia económica.

El artículo no fija una sanción propia para quien no emite factura electrónica a otra empresa. Desconfía de las cifras cerradas para ese caso hasta que haya un criterio oficial.

Para quien tributa en una hacienda foral, el Real Decreto 238/2026 dice que la solución pública se aplicará según el Concierto Económico (País Vasco) o el Convenio (Navarra), con acuerdos entre esas haciendas y la AEAT. A 26 de octubre de 2026 no hemos visto publicados esos acuerdos: si tu domicilio fiscal está allí, confirma con tu hacienda foral cómo te aplica.

No lo confundas con TicketBAI: es el sistema vasco que, según la AEAT, se parece a VeriFactu, no a la factura electrónica entre empresas. Más en TicketBAI y Batuz.

El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que quiere alinear los dos calendarios y llevar VeriFactu a octubre de 2028, el mes en que la factura electrónica llega a quien factura 8 millones o menos. Es un anuncio: a 26 de octubre de 2026 no está en el BOE.

• Decir que es obligatoria en 2026 o en 2027 para todos: en 2027 solo para quien supera los 8 millones.
• Dar como fecha el 1 de octubre: es el 6.
• Pensar que un PDF enviado por correo ya es factura electrónica.
• Creer que el SII, VeriFactu o TicketBAI te libran.
• Preparar solo la emisión y olvidar la recepción y la comunicación del pago.
• Contar con que los tickets entran: solo la simplificada cualificada.

Para un despacho, la factura electrónica es una revisión de cartera: quién pasa el umbral de los 8 millones, quién es sociedad y quién autónomo, y quién tributa en una hacienda foral. El comprobador de arriba da la fecha de cada perfil, y en VeriFactu para gestorías tienes una circular para contárselo a los clientes.

Fiscalo no es una plataforma de factura electrónica, no emite facturas electrónicas ni se conecta a la solución pública. Lo que hace es recoger los documentos que cada cliente sube a su portal (PDF o foto) para que el gestor los revise y prepare los borradores del trimestre, con el perfil fiscal de cada cliente en su ficha. Más en gestión documental para gestorías. Acceso por lista de espera.