Portal del cliente para tu gestoría: tus clientes suben, preguntan y ven su trimestre

El portal del cliente de Fiscalo es el sitio donde cada cliente de tu despacho sube sus documentos, contesta a lo que le pides y pregunta sus dudas, y donde ve en qué punto está su trimestre. Lo abre por invitación tuya, desde el móvil o el ordenador, y solo ve su empresa. Lo que manda te llega a una sola bandeja, no al correo de quien esté de guardia.

Está pensado para los problemas que se repiten en cada cierre trimestral:

• Documentos que llegan por correo, por WhatsApp o en mano, y que alguien tiene que guardar en la carpeta de cada cliente.
• La misma petición tres veces: «¿me mandas los tickets de septiembre?».
• Dudas que se quedan en el móvil de un gestor y que el resto del equipo no ve.
• Llamadas para preguntar cuánto toca pagar o si el modelo ya está presentado.

El portal no sustituye a tu programa fiscal ni presenta nada en Hacienda: ordena la relación con el cliente. Es una de las piezas del software para gestorías de Fiscalo.

Pocas pantallas, con nombres que un cliente entiende sin manual:

• Inicio

  «Lo que te pedimos», con un botón para adjuntar y enviar cada documento; lo ya enviado; la estimación del trimestre y sus próximos impuestos.

• Documentos

  Lo que ha enviado y lo que todavía le pide su gestoría. Cada archivo nuevo te llega con un aviso.

• Gastos

  La foto del ticket o el PDF, con concepto, proveedor, importe, fecha, NIF e IVA. Tú lo revisas después.

• Consultas

  Sus preguntas, cada una en su hilo, con categoría y adjuntos.

• Impuestos

  Cada plazo con su estado («Tu gestoría lo está preparando», «Revisado, listo para presentar», «Presentado») y los días que faltan.

• Banco

  Los movimientos del extracto que importa la gestoría y si ya están conciliados. Solo lectura.

En «Mi gestoría» ve el nombre del despacho y el de su gestor asignado. Lo que no ve: los demás clientes, tus notas internas, las tareas del equipo ni nada del despacho. Cada cliente entra solo a su empresa; el aislamiento entre despachos y entre clientes se aplica en la base de datos y lo comprueban tests automáticos.

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   Invitas al cliente desde su ficha

   Con «Invitar al portal» le llega un correo para crear su acceso. Si no le llega, copias el enlace y se lo mandas tú. La invitación caduca a los 14 días.
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   Le pides lo que falta

   Una petición suelta («Extracto del banco de septiembre») o la documentación del trimestre a varios clientes a la vez. Le aparece en «Lo que te pedimos».
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   Sube los documentos desde el móvil

   La foto del ticket, el PDF de la factura, el extracto o un requerimiento de Hacienda. Cada envío entra en tu Inbox con aviso y se guarda en su ficha.
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   Tu equipo revisa

   Confirmas cada documento con sus datos fiscales, pides corrección si algo no está bien o lo archivas. El borrador del trimestre se va montando con lo que confirmas.
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   Revisas el borrador y presentas tú

   Al dar el borrador por revisado, el cliente ve la cifra revisada por su gestoría. Presentas en la sede de Hacienda, lo marcas como presentado y le llega el aviso.

Qué pasa con cada documento al llegar lo cuenta la página del gestor documental para asesorías; cómo se calcula cada modelo, la de los borradores de los modelos.

Pedir papeles se come buena parte de cada campaña. En Fiscalo hay dos formas de hacerlo:

• Una petición concreta, desde la ficha del cliente: escribes qué necesitas y le llega al portal con el aviso «Tu gestoría te pide un documento». Lo adjunta y lo envía en un paso, desde la misma nota.
• La documentación del trimestre a varios clientes a la vez, desde la campaña del trimestre: por defecto, a los que tienen algo sin cerrar, con un mensaje si quieres. A quien ya tenía la petición abierta no se le repite.

Si lo pedido no llega, Fiscalo se lo recuerda al cliente a los 3 y a los 7 días, y a los 7 días avisa también a tu equipo. Para los textos y el calendario de recogida, tienes la guía para pedir documentación a los clientes de la gestoría.

El cliente pregunta con el botón «Preguntar a» y el nombre de su gestor. Elige una categoría (impuestos, facturas, gastos, documentación u otro) y puede adjuntar archivos. Cada consulta es un hilo con su asunto y su estado, no un mensaje perdido entre otros cien.

En el despacho, las consultas tienen su propia bandeja:

• Filtros: sin responder, mías, todas, respondidas y cerradas.
• Asignar una consulta a alguien del equipo, que recibe el aviso.
• Notas internas en el mismo hilo, marcadas como «el cliente no la ve».
• Al lado del hilo, su gestor, sus documentos pendientes y sus próximos plazos.

«¿Cuánto voy a pagar?» es la pregunta de cada trimestre. En el portal, el cliente ve el IVA del trimestre (o el adelanto del IRPF) con la etiqueta «Estimación» mientras no hayas revisado el borrador. Con «Ver de dónde sale» ve con cuántas facturas y documentos se ha calculado, y que su gestoría la revisará.

Cuando das el borrador por revisado, la cifra pasa a «Revisado por tu gestoría» y, por defecto, le llega el aviso «Revisa tus impuestos del trimestre». Cuando marcas el modelo como presentado, recibe «Impuesto presentado» y lo ve en su lista de presentados, con la fecha y el importe.

El portal es una web adaptada al móvil que el cliente puede añadir a la pantalla de inicio y abrir como una app. No hay que descargar nada de App Store ni de Google Play, porque no hay app nativa.

Los avisos llegan dentro del portal, en el navegador y, si el envío de correo está activo, por email. Cada cliente elige cuáles quiere recibir. En iPhone y iPad, las notificaciones del navegador solo funcionan si ha añadido Fiscalo a la pantalla de inicio.

Los recordatorios de plazo salen a 7 y a 3 días del vencimiento si al cliente le falta documentación o si el resultado revisado sale a pagar, y antes del último día para domiciliar si domicilia. Las fechas salen del mismo motor que el calendario fiscal (AEAT, Agencia Tributaria Canaria, diputaciones forales vascas y Navarra). Cómo los sigue tu equipo: control de plazos fiscales.

Si hoy trabajas con hojas de cálculo y mensajes, compara con calma en la alternativa a Excel para gestorías.

• No presenta modelos en la AEAT ni en ninguna hacienda foral, y no usa certificado digital ni Cl@ve.
• No es un programa de facturación para tu cliente: Fiscalo no es un sistema VeriFactu. El cliente sigue facturando con su programa y sube aquí sus facturas emitidas. Qué decirle lo tienes en VeriFactu para gestorías.
• No conecta el banco del cliente: solo ve los movimientos del extracto que importa la gestoría.
• No envía WhatsApp. Los avisos son los de Fiscalo: en la app, en el navegador y, si está activo, por email.
• No responde con IA ni lee los tickets solo: el cliente rellena los datos y tú los revisas. La lectura de la foto llegará próximamente.
• No tiene marca blanca: el portal es de Fiscalo, con el nombre de tu gestoría y de tu gestor dentro.
• No admite archivos de más de 3 MB por subida.

Fiscalo está en acceso por lista de espera y será de pago. Publicaremos los planes y los precios antes de cobrar nada; apuntarte a la lista es gratis y no te compromete a nada.