Cambiar de gestoría: pasos, documentos que pedir y cuándo hacerlo

No existe un trámite de «cambio de gestoría» ni en Hacienda ni en la Seguridad Social. Cambiar son tres cosas: terminar el contrato con la antigua, con el preaviso que diga vuestra hoja de encargo; recoger tu documentación, y pasar a la nueva las autorizaciones para que actúe en tu nombre. Lo que tienes con Hacienda (plazos, saldos, cartas pendientes) es tuyo y sigue igual.

El buen momento es el que deja cada declaración entera en manos de una sola gestoría: la antigua presenta el trimestre que cierra y la nueva empieza con el siguiente. A 26 de octubre de 2026 el tercer trimestre ya está presentado (vencía el 20 de octubre), así que noviembre y la primera mitad de diciembre son buenas semanas: la nueva tiene tiempo de recibir tus papeles antes de la campaña de enero, que es esta:

No todos te tocan: el 202 es solo de las sociedades; el 115 y el 180, de quien paga un alquiler con retención, y el 111 y el 190, de quien tiene trabajadores o paga a profesionales.

Ejemplo: quién presenta qué si cambias el 15 de noviembre

Lucía es fotógrafa autónoma en Zaragoza, en estimación directa, con un estudio alquilado:

Pídelo por escrito, con una fecha, y en formatos que puedas abrir (PDF y hoja de cálculo). Es tu documentación y la necesitarás aunque no vuelvas a cambiar.

Hacienda

• Las declaraciones de los últimos cuatro años (trimestrales, resúmenes anuales, Renta o Impuesto sobre Sociedades) con su justificante y su código seguro de verificación (CSV).
• Tus datos censales: el último modelo 036 presentado, con epígrafes y regímenes.
• Los libros registro del año en curso: facturas emitidas y recibidas, gastos y bienes de inversión.
• Los saldos que se arrastran: IVA a compensar, lo ingresado en los 130 del año, bases imponibles negativas y deducciones pendientes de la sociedad.
• Lo que está abierto: requerimientos, propuestas de liquidación, recursos y aplazamientos con sus vencimientos.

Contabilidad y laboral, si te tocan

• Sociedad: la contabilidad del ejercicio en un formato que se pueda importar, las cuentas anuales y el justificante de su depósito en el Registro Mercantil.
• Con trabajadores: contratos, nóminas, seguros sociales, códigos de cuenta de cotización y el convenio colectivo que se aplica.

Accesos

• Qué apoderamientos y autorizaciones tiene en tu nombre: AEAT, Seguridad Social y otras sedes.
• Si guarda una copia de tu certificado digital o alguna de tus claves.

Y tus datos personales: tu gestoría los trata por encargo tuyo, así que al terminar tiene que devolvértelos o borrarlos, a tu elección, salvo lo que la ley le obligue a conservar (Reglamento General de Protección de Datos, art. 28.3.g). Dile qué prefieres.

Es el paso que más se olvida y el que más problemas da después.

En la Agencia Tributaria

1. 1

   Consulta lo que has otorgado

   En la sede o en la app, en «Registro de apoderamientos», entra en los «otorgados» con certificado, DNIe o Cl@ve. Verás cada trámite, a quién se lo diste y hasta cuándo vale.
2. 2

   Revoca los de la antigua gestoría

   Abre cada apoderamiento y elige «Revocar por parte del Poderdante la autorización al trámite», con efecto inmediato o en la fecha que indiques. La revocación masiva quita de una vez todos los de un mismo apoderado. Guarda el justificante con su CSV.
3. 3

   Da los nuevos

   Con «Alta de poder mediante identificación electrónica», o en una oficina o ante notario. Si no pones fecha de fin, el apoderamiento dura 5 años.

Si tu gestoría presentaba como colaboradora social, actuaba con una autorización tuya que la AEAT no exige acreditar de antemano: comunícale por escrito que la retiras y firma la nueva con la otra gestoría.

En la Seguridad Social, si tienes trabajadores

Tus códigos de cuenta de cotización (o tu número de afiliación, si te lleva la cuota de autónomo) están asignados a la autorización del Sistema RED de tu gestoría. La nueva pide la asignación y tú la confirmas en la sede electrónica de la Seguridad Social, en «Confirmación de asignación de CCCs o NAFs a un autorizado RED». La antigua puede rescindirlos de su autorización sin que confirmes nada. Haz coincidir la fecha con el cierre de nóminas del mes.

Certificado digital y claves

Si la antigua gestoría tenía instalada una copia de tu certificado, anúlalo en la sede de la FNMT (con el propio certificado se hace por internet) y pide uno nuevo. Cambia también las contraseñas que hayas compartido.

Dale todo lo de la lista anterior, un resumen de lo que está pendiente y los nuevos apoderamientos. Antes de firmar, pregúntale:

• Qué incluye la cuota y qué se cobra aparte. Para comparar ofertas, mira cómo se calcula en la calculadora de honorarios de una gestoría.
• Quién lleva tu caso y cómo le escribes.
• Cómo le mandas las facturas y los tickets: correo, WhatsApp o un portal.
• Cómo te avisa de los plazos y cómo te envía los justificantes de lo que presenta.
• Qué va a hacer en tu caso con VeriFactu y con la factura electrónica.

Si tu nueva gestoría usa Fiscalo, te invitará a su portal del cliente: subes desde el móvil facturas y tickets, ves tus próximos impuestos con su estado y preguntas a tu gestor en un hilo propio. Fiscalo no es una gestoría ni presenta declaraciones, y tampoco sirve para emitir tus facturas: lo usa el despacho para ordenar tu documentación y tus plazos. Qué pedirle a esa herramienta, en la app de la gestoría para autónomos.

• Cambiar en enero, en plena campaña del cuarto trimestre y de los resúmenes anuales.
• No pedir los saldos que se arrastran: sin el IVA a compensar o lo pagado en los 130 del año, el 303 y el 130 del cuarto trimestre salen mal.
• Dejar vivos los apoderamientos de la antigua gestoría, o revocarlos en mitad de un requerimiento sin que nadie lo conteste.
• No contar a la nueva que tienes un aplazamiento con vencimientos pendientes.
• Pagar dos cuotas el mismo mes por no fijar por escrito la fecha de baja y la de alta.
• Olvidar que la sociedad tiene el domicilio social en el despacho de la antigua gestoría: el administrador puede trasladarlo dentro de España salvo que los estatutos lo impidan, con escritura e inscripción en el Registro Mercantil (LSC, arts. 285.2 y 290), y el cambio de domicilio fiscal se comunica a Hacienda con el 036 en el plazo de un mes (RGGI, art. 17).

• El cierre de 2026. El 303 y el 130 del cuarto trimestre vencen el 1 de febrero de 2027, con domiciliación prevista hasta el 27 de enero. Qué preparar, en el 303 del 4T de 2026.
• VeriFactu. Si facturas con un programa, tiene que estar adaptado antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo y antes del 1 de enero de 2027 si eres sociedad (Real Decreto-ley 15/2025). Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028; a 26 de octubre no hay norma en el BOE. Pregunta a la nueva gestoría qué hacer en tu caso.
• Factura electrónica entre empresas. Si facturas 8 millones de euros o menos, será obligatoria desde el 6 de octubre de 2028. Más en factura electrónica obligatoria.