Qué debe llevar una factura: requisitos de la completa y de la simplificada

Lo fija el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), para autónomos y sociedades, en papel o en PDF. Es lo que necesita tu cliente para deducirse el IVA. Una factura completa lleva:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración es correlativa dentro de cada serie. Las rectificativas y las facturas que expide tu cliente o un tercero en tu nombre van obligatoriamente en una serie propia.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos o razón social completa de quien la expide y del destinatario. El nombre comercial no basta.
4. NIF de quien la expide y el del destinatario en las entregas exentas a otro país de la UE, cuando el destinatario liquida el impuesto y cuando la operación se hace en España con un emisor establecido aquí: casi siempre.
5. Domicilio de quien la expide y del destinatario.
6. Descripción de las operaciones, con los datos necesarios para calcular la base: precio unitario sin impuesto y cualquier descuento que no esté incluido en él.
7. Tipo o tipos de IVA aplicados.
8. Cuota de IVA, consignada por separado.
9. Fecha de la operación o del cobro anticipado, si es distinta de la de expedición.
10. Las menciones especiales que procedan (más abajo).

Si una misma factura mezcla operaciones con tipos de IVA distintos, exentas y no exentas, o con y sin inversión del sujeto pasivo, la base se desglosa por cada una (artículo 6.2).

Laura, diseñadora autónoma desde hace años, entrega el 28 de octubre de 2026 una identidad visual a una agencia, una sociedad limitada, por 1.000 € más IVA. Con los datos de las dos partes y su número de serie, la factura cierra así:

Como la cliente es una empresa, Laura tiene hasta el 15 de noviembre para expedir y enviar la factura. La retención va al modelo 111 de la agencia y el IVA, al modelo 303 de Laura. Con tus importes, usa la calculadora de factura de autónomo.

Cuando la operación no lleva el IVA de siempre, la factura tiene que decir por qué:

Con un cliente empresario de otro país de la UE, su NIF a efectos de IVA es obligatorio y la operación va también al modelo 349. Si aplicas el criterio de caja, el IVA se declara al cobrar: lo explicamos en criterio de caja.

La factura simplificada sustituyó en 2013 a los antiguos «tiques». Se puede expedir en tres casos (artículo 4):

Importe máximo, IVA incluido, de una factura simplificada con carácter general

400 €Importe máximo, IVA incluido, de una factura simplificada con carácter general

Máximo, IVA incluido, en comercio minorista, hostelería y los demás sectores del artículo 4.2

3.000 €Máximo, IVA incluido, en comercio minorista, hostelería y los demás sectores del artículo 4.2

En las facturas rectificativas, sea cual sea su importe

SiempreEn las facturas rectificativas, sea cual sea su importe

El límite sube a 3.000 € en las ventas al por menor, las ventas y servicios ambulantes o a domicilio, el transporte de personas, la hostelería y la restauración, las discotecas, las peluquerías e institutos de belleza, las instalaciones deportivas, los estudios fotográficos, los aparcamientos, el alquiler de películas, las tintorerías y lavanderías, las autopistas de peaje y las cabinas y tarjetas telefónicas no identificables (artículo 4.2). La Agencia Tributaria (AEAT) puede autorizar otros casos. En cambio, no se puede usar en las entregas de bienes a otro país de la UE exentas, en ciertas ventas a distancia a consumidores de otros países de la UE ni en algunas operaciones en las que el cliente es quien liquida el IVA (artículo 4.4).

Qué tiene que llevar

Número y serie, fecha (y la de la operación, si es otra), NIF y nombre de quien la expide, qué se vende, el tipo de IVA (se puede añadir «IVA incluido»), el total y las menciones que procedan; si es rectificativa, la factura que corrige (artículo 7.1).

La simplificada cualificada

Si el cliente es empresario o profesional y lo pide, la simplificada tiene que incluir además su NIF y su domicilio y la cuota de IVA por separado (artículo 7.2). Es la que le permite deducirse el IVA de un ticket, si el gasto es deducible, y, cuando llegue la factura electrónica obligatoria, será la única simplificada que entre en ella.

La fecha de expedición es la del día en que haces la factura; si es distinta de la de la operación, hay que indicar las dos.

Los empresarios y profesionales facturan sus ventas y servicios, también los exentos y los cobros anticipados (artículo 2). Es obligatorio siempre si el cliente es empresario o profesional, una persona jurídica o una Administración pública, y en las entregas a otro país de la UE y las exportaciones. Fuera de esos casos, el artículo 3 dispensa de facturar en:

• Las operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del IVA, con excepciones.
• Las ventas de los comercios minoristas en recargo de equivalencia, salvo las entregas de inmuebles sujetas y no exentas.
• Las operaciones en el régimen simplificado del IVA, salvo cuando la cuota se calcula por el volumen de ingresos, y las ventas de activos fijos.
• Las que autorice expresamente la Agencia Tributaria.

Recapitulativa

Agrupa las operaciones de un mismo mes natural con el mismo cliente, como las reparaciones de octubre de un fontanero para una comunidad de propietarios. Se expide el último día del mes o, con cliente empresario, antes del día 16 del siguiente (artículo 13).

Rectificativa

Se hace cuando la factura no cumple los requisitos, cuando el IVA se calculó mal o cuando cambia la base: devoluciones, descuentos posteriores, impagos con los requisitos de la Ley del IVA (artículo 15). El plazo:

de lo que obliga a rectificar, y siempre antes de que pasen cuatro años desde el devengo del IVA o, en las modificaciones de la base del artículo 80 de la Ley del IVA, desde que se producen.

• Va en una serie propia, con el contenido de una completa o una simplificada, e identifica la factura o facturas que corrige.
• Expresa la rectificación: el importe de la corrección, con su signo, o los datos ya corregidos y también la corrección.
• No es rectificativa la factura completa que sustituye a una simplificada válida porque el cliente la pide después.

• Moneda. Los importes pueden ir en cualquier moneda, pero la cuota de IVA tiene que figurar en euros (artículo 12).
• Idioma. En cualquier lengua; Hacienda puede pedir una traducción al castellano o a otra lengua oficial.
• Qué y cuánto tiempo se guarda. Las facturas recibidas y las copias de las emitidas, en papel o en formato electrónico (artículos 19 a 21), durante la prescripción de la Ley General Tributaria: cuatro años (artículo 66), y diez para comprobar bases compensadas y deducciones pendientes (artículo 66 bis). El Código de Comercio pide a los empresarios seis años desde el último asiento (artículo 30).

• Saltarse o repetir números, o volver a empezar sin abrir una serie nueva.
• Poner el nombre comercial del cliente en vez de su razón social, u olvidar su NIF o su domicilio.
• Hacer una simplificada de más de 400 € fuera de los sectores del artículo 4.2, o a un cliente de otro país de la UE.
• Cobrar IVA en una operación exenta o con inversión del sujeto pasivo, o no poner la mención que lo explica.
• Facturar a una empresa después del día 15 del mes siguiente al trabajo.
• Aplicar el 7 % de retención sin haber comunicado al cliente que estás en tus primeros años, o restar retención a un particular.
• Corregir una factura editándola o borrándola en lugar de emitir una rectificativa.

• VeriFactu. Si facturas con un programa informático, tienes el domicilio fiscal en territorio común y no llevas el SII, la factura llevará un código QR y, si el programa envía los registros a la AEAT, la mención «VERI*FACTU» (artículos 6.5 y 7.5 del Reglamento). Según el BOE, los programas tienen que estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 en las sociedades y del 1 de julio de 2027 en el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que quiere aplazarlo a octubre de 2028, pero a 26 de octubre de 2026 no hay norma publicada. Facturar a mano, o en un Word o una hoja de cálculo que no generen libros ni otros resultados, no está afectado. Todo, en VeriFactu: cuándo es obligatorio.
• Factura electrónica entre empresas. Será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros al año y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto (Real Decreto 238/2026 y Orden HAC/1028/2026). No basta un PDF: será un fichero estructurado. Más en factura electrónica obligatoria.
• Tipos de IVA. Qué tipo lleva cada cosa en 2026 y las rebajas temporales de la energía, en tipos de IVA.

Con domicilio fiscal en Álava, Bizkaia o Gipuzkoa, la factura sale de un programa TicketBAI y lleva su identificativo y su QR, y VeriFactu no se aplica (TicketBAI y Batuz). En Navarra no hay TicketBAI ni VeriFactu. En Canarias la factura lleva IGIC en lugar de IVA (tienes la calculadora de IGIC), y en Ceuta y Melilla, IPSI.

Para una gestoría, el problema no suele ser la factura que emite el cliente, sino las que recibe: tickets sin su NIF, facturas a nombre de otra persona, gastos sin la cuota de IVA separada. Sin una factura completa o una simplificada cualificada a su nombre, ese IVA no se puede deducir en el modelo 303.

En Fiscalo, los clientes suben sus facturas y tickets desde el portal y el gestor revisa cada uno antes de que cuente en el borrador del trimestre: anota el NIF del emisor, la base por tipo de IVA, la retención y el porcentaje deducible, y si falta algo pide al cliente que lo corrija. Fiscalo no es un programa de facturación ni un sistema VeriFactu: tus clientes siguen facturando con el suyo. Más en el gestor documental para asesorías.