Gestión documental para gestorías: todo lo que mandan tus clientes, en una sola bandeja

En un despacho, la gestión documental no consiste en guardar archivos. Consiste en que cada factura, ticket o nómina que manda un cliente acabe revisada y en el modelo correcto. Fiscalo lo hace con tres piezas: una bandeja de entrada única para toda la cartera (el Inbox), un formulario de revisión pensado para el teclado y un borrador del trimestre que se recalcula con cada documento que confirmas.

El punto de partida lo conoce cualquier gestoría:

• Los documentos llegan por correo, por WhatsApp, a una carpeta compartida o en mano, y no hay un sitio que diga qué falta por revisar.
• La carpeta guarda el PDF, pero no sabe si ya está en el 303 ni en qué trimestre.
• Las facturas que no cumplen los requisitos de una factura (sin NIF, con la cuota mal calculada) se descubren al cuadrar el modelo, cuando ya no hay margen.
• Lo que llega después de presentar se queda en tierra de nadie.

Todo lo que un cliente sube desde su portal del cliente para gestorías llega al Inbox con un aviso para tu equipo. Lo que llega por otras vías lo sube el despacho: eliges el cliente y el archivo, y queda en el Inbox y en su ficha. Arriba, un buscador por documento o por cliente.

Cada documento está en una pestaña según lo que falta por hacer con él:

Por hacer

Todo lo abierto: lo que espera revisión y lo devuelto al cliente para corregir.

Revisión

Lo que acaba de llegar, o lo que has vuelto a abrir, pendiente de revisar.

Corrección

Lo que has devuelto al cliente con «Pedir corrección».

Recibido

Lo ya revisado o marcado como recibido. Deja de contar como pendiente.

Archivado

Lo que no hace falta tratar (un duplicado, algo que no es fiscal). Se puede volver a revisión.

«Pedir corrección» hace dos cosas: si el cliente tiene portal, le pide allí que lo corrija y lo vuelva a mandar, y deja una tarea en el tablero de Trabajo del trimestre para que nadie lo olvide.

La revisión abre el documento a un lado (PDF o imagen) y el formulario al otro. Lo que rellenas es lo que necesitan los modelos:

• Tipo de documento: factura emitida, factura recibida, ticket, nómina, alquiler, dividendos o intereses pagados, extracto bancario u otro. Se cambia con Alt+1…8 (Opción+1…8 en Mac).
• Fecha y trimestre de imputación; proveedor o cliente y su NIF, que se autocompleta con los terceros conocidos; número, total y si es rectificativa.
• Líneas: base y cuota por tipo de IVA (de IGIC en los clientes canarios), clase de operación (interior, exenta, intracomunitaria, inversión del sujeto pasivo…), recargo de equivalencia, retención con su tipo y el porcentaje deducible en el IVA y en el IRPF.
• En los clientes del criterio de caja, las fechas de pago o cobro, en la misma pantalla.

Ctrl+Enter (⌘+Enter en Mac) confirma y abre el siguiente. También puedes guardar sin confirmar o descartar el documento con un motivo (un duplicado, algo que no es fiscal).

1. 1

   Llega el documento

   Desde el portal del cliente o subido por tu equipo, al Inbox y a la ficha del cliente.
2. 2

   Fiscalo propone el tipo

   Por el nombre del archivo y el NIF, y el trimestre por la fecha. Si no acierta, lo cambias con una tecla.
3. 3

   Rellenas y compruebas

   Datos y líneas de IVA e IRPF, con el documento delante. Los avisos saltan si algo no cuadra.
4. 4

   Confirmas

   El documento cuenta en los modelos, el Inbox lo da por recibido y pasas al siguiente sin volver a la lista.
5. 5

   El borrador se recalcula

   El IVA va al 303 (o al 420 en Canarias, o a su equivalente foral), los ingresos y gastos al 130, y las retenciones que practica tu cliente al 111, al 115 o al 123. Lo que no has confirmado no cuenta, y el borrador avisa de que hay documentos sin revisar.

Cada casilla del borrador enseña los documentos de los que sale, así que puedes ir de la cifra a la factura y volver. Si falta un dato o la regla no está confirmada, el borrador sale marcado como de revisión obligatoria. Lo cuenta con detalle la página de los borradores de los modelos.

• Inbox de toda la cartera

  Todos los clientes en una bandeja, por estados.

• Revisión con teclado

  Tipos, líneas de IVA e IRPF y retenciones, con avisos.

• Archivos por cliente

  En su ficha, lo subido por el despacho y lo llegado por el Inbox.

• Pedir lo que falta

  A un cliente o a varios, con recordatorio a los 3 y a los 7 días.

• De la casilla al documento

  Cada casilla del borrador dice qué documentos la forman.

• Búsqueda global

  Ctrl+K (⌘K en Mac): clientes, documentos y consultas.

Por defecto, el documento llega pendiente de revisar y los datos los rellena el gestor. La lectura automática de importe, fecha, NIF y emisor llegará próximamente; cuando llegue, propondrá los datos y el gestor seguirá confirmándolos. Hoy el formulario propone el tipo y el trimestre, autocompleta los NIF conocidos y se usa sin ratón, pero los datos los pones tú.

La obligación es de tu cliente, no de la gestoría, pero la pregunta te la harán a ti. Esto dicen las normas:

Dos matices que conviene contar al cliente. El Reglamento de facturación permite que un tercero conserve las facturas por él, pero el obligado sigue siendo responsable (art. 19.3). Y para prescindir del papel después de escanearlo, la Orden EHA/962/2007 (art. 7) exige digitalizar con un software certificado; según la Agencia Tributaria, tiene que estar homologado por ella.

Para comparar con calma: la alternativa a Excel para gestorías y la guía sobre cómo digitalizar una gestoría.

• No es un archivo legal ni un software de digitalización certificada: el cliente conserva sus facturas por su cuenta.
• No lee los documentos solo: la lectura automática llegará próximamente.
• No presenta modelos en Hacienda ni genera el fichero de presentación: prepara el borrador, tú lo revisas y lo presentas.
• No se conecta al banco: el extracto entra como documento o como CSV que importa el despacho.
• No se integra con A3, Holded ni otros programas contables: esas integraciones figuran como «próximamente».
• No admite archivos de más de 3 MB por subida.

El gestor documental es parte del programa para gestorías de Fiscalo. El acceso es por lista de espera; Fiscalo será de pago y publicaremos los planes y los precios antes de cobrar nada.