Cómo digitalizar una gestoría por fases: cartera, documentos, portal, plazos y cobros

Digitalizar una gestoría no es comprar un programa: es cambiar por dónde entra la información y dónde se queda. Lo que mejor funciona es una fase cada vez, en el orden en que cada una necesita a la anterior, y cada una en una ventana tranquila del calendario fiscal. Las campañas trimestrales van del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y enero suma el cuarto trimestre y los resúmenes anuales: ahí no se cambia nada.

Las normas que vienen no dicen cómo organizar el despacho, pero cambian cómo facturarán tus clientes (y tú mismo, con tus honorarios) y cuántas preguntas te harán:

Además, las sociedades ya están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos (artículo 14.2 de la Ley 39/2015), igual que los profesionales con colegiación obligatoria en su actividad. Una gestoría que recibe las facturas de forma ordenada y tiene un canal único con cada cliente llega mejor a todo esto. El detalle, en factura electrónica obligatoria, qué decir a tus clientes de VeriFactu y notificaciones de Hacienda.

Antes de tocar nada, apunta de dónde partes:

• Por qué canales te llegan hoy los documentos: correo, WhatsApp, papel, carpetas compartidas, el propio programa contable.
• Dónde está la lista de clientes y qué datos tiene de cada uno (NIF, régimen, modelos, cuota, gestor).
• Quién lleva cada cliente y cómo se sabe qué está pendiente.
• Qué programas pagas ya y qué incluye cada uno: a veces el portal ya viene con la suite (Cegid, por ejemplo, incluye su Portal del Asesor sin coste).
• Qué clientes tienes en el País Vasco, Navarra o Canarias, porque cambian modelos y plazos.

La cartera es la base de todo: los documentos, los plazos y los cobros cuelgan de la ficha de cada cliente. Es también la fase más cómoda, porque no pide nada a los clientes. Cada ficha debería tener NIF, forma jurídica, territorio, régimen de IVA e IRPF, modelos que presenta y con qué periodicidad, gestor asignado, cuota y datos de contacto.

Si hoy tienes una hoja de cálculo, límpiala antes de importarla: un cliente por fila, NIF sin espacios, una columna por dato. Un buen programa valida el NIF con su dígito de control y te enseña los errores antes de crear nada. Más en el CRM para gestorías.

El objetivo es que todo documento llegue a un solo sitio, quede asignado a un cliente y a un periodo, y se sepa si está revisado. Empieza tú: sube lo del trimestre en curso y revísalo ahí, sin pedir nada a los clientes todavía. Fija una fecha de corte interna para cada trimestre, unos días antes del plazo.

¿Y el papel?

Escanear para trabajar está bien, pero no te deja tirar el original. Para prescindir del papel la digitalización tiene que ser certificada, con un programa homologado por la Agencia Tributaria: la Orden EHA/962/2007 (artículo 7) permite entonces «prescindir de los originales en papel». La documentación se conserva seis años según el artículo 30 del Código de Comercio y, en lo fiscal, nunca menos que el plazo en que Hacienda puede comprobar (la prescripción general es de cuatro años, artículos 66 y 70.2 de la Ley General Tributaria). Un programa de trabajo no debería ser tu único archivo: guarda copia. Más en la gestión documental para gestorías.

Con la bandeja funcionando, el portal cambia dónde deja el cliente sus documentos: en su espacio, donde ve lo que le pides y sus próximos impuestos. No lo abras a toda la cartera el mismo día:

1. 1

   Empieza por quien más manda por mensaje

   Son los que más tiempo te quitan y los que antes notan la diferencia.
2. 2

   Explica una sola regla

   «Los documentos, al portal; las dudas, en tu hilo». WhatsApp puede seguir para un aviso rápido.
3. 3

   Pide con fecha

   Cada petición, con lo que falta y hasta cuándo. Un recordatorio antes del corte vale más que tres llamadas.
4. 4

   Amplía por grupos

   Cuando el primer grupo lo use sin ayuda, invita al siguiente.

Con la ficha de cada cliente completa, el calendario sale de ella: qué modelos, con qué periodicidad y en qué administración. Cada plazo necesita tres cosas además de la fecha: el último día para domiciliar, un responsable y un estado (pendiente, preparando, presentado). No copies las fechas a mano: salen del calendario de la AEAT y, para los clientes forales o canarios, del de su hacienda.

La primera campaña con el sistema nuevo será la de enero: el 303 y el 130 del cuarto trimestre de 2026 se presentan hasta el lunes 1 de febrero de 2027, porque el 30 de enero cae en sábado, con domiciliación prevista hasta el 27 de enero (la AEAT no ha publicado aún su calendario de 2027). El resto, en el calendario fiscal 2027 y en la campaña de enero en la gestoría.

La última fase ordena el dinero del propio despacho: una cuota por cliente, qué incluye y qué se cobra aparte, y los cobros cuadrados con el extracto del banco cada mes. Para empezar no necesitas conectar el banco: basta importar el extracto y enlazar cada movimiento con su cuota. Lo que no se cobra tiene que avisar a alguien, no esperar al cierre del año.

Para fijar la cuota de cada cliente, usa la calculadora de honorarios de la gestoría; para el seguimiento, mira el control de cobros en la gestoría.

• La lectura automática de facturas. Ayuda cuando ya llega todo a un sitio; antes, solo lee más deprisa el mismo desorden.
• La conexión con el banco. Un extracto importado cada mes basta para cuadrar cuotas y cobros.
• Automatizaciones complejas. Primero, que el proceso funcione a mano y sea siempre igual.
• El archivo histórico. No escanees años de papel de golpe: digitaliza lo que entra y deja lo antiguo donde está, o hazlo con digitalización certificada si quieres prescindir del original.

• Moverlo todo de golpe y en plena campaña.
• Abrir el canal nuevo sin cerrar el viejo: si los documentos pueden seguir llegando por cinco sitios, llegarán por cinco sitios.
• No decir a los clientes qué cambia, cuándo y por qué.
• Dejar cada fase sin responsable dentro del equipo.
• Tirar el papel tras escanearlo sin digitalización certificada.
• Subir datos de clientes a un servicio en la nube sin contrato de encargado del tratamiento.
• Elegir el programa sin probarlo con un trimestre real de dos o tres clientes.

Para comparar programas antes de elegir, mira la comparativa de programas para gestorías; si tu despacho es pequeño y todavía funciona con hojas y chats, cuándo basta con Excel y WhatsApp.

A 26 de octubre de 2026, la página oficial del programa dice: «Las convocatorias del Programa Kit Digital han finalizado». La del Kit Consulting figura como «convocatoria finalizada». No hay, por tanto, una ayuda de estos programas que pedir hoy para digitalizar una gestoría. Si alguien te ofrece software «pagado con el Kit Digital», compruébalo en Acelera pyme antes de firmar. Si se abre una convocatoria nueva, se publicará allí.

Fiscalo es un software para gestorías pensado para este mismo orden: no hay que moverlo todo de golpe. Se empieza por la cartera, importando la hoja de clientes en CSV con una vista previa de los errores de cada fila, y después se suman la bandeja de entrada, el portal del cliente por invitación, el calendario de plazos de la AEAT, Canarias, las tres Diputaciones vascas y Navarra, y las cuotas y los cobros cuadrados con el extracto del banco.

Lo que no hace: no presenta nada en Hacienda (tú revisas y presentas), no lleva la contabilidad completa ni las nóminas, no se conecta al banco ni envía WhatsApp, y la lectura automática de facturas llegará más adelante. Está en acceso por lista de espera y será de pago, aunque todavía no tiene precios publicados.