Clientes que no mandan la documentación: protocolo y plantillas de correo para tu gestoría

Casi nunca es mala fe. Los motivos se repiten en todos los despachos:

• No sabe qué mandar. «Mándame los papeles del trimestre» deja al cliente adivinando, y lo que no adivina llega en la segunda o la tercera petición.
• No tiene fecha. Si el único plazo que conoce es el día 20, manda el 19.
• Hay demasiados canales. Correo, WhatsApp, papel en mano: parte se pierde y parte llega dos veces.
• No todo depende de él. Un proveedor que factura a una empresa tiene hasta el día 15 del mes siguiente para expedir la factura (artículo 11 del Reglamento de facturación): algunas facturas de diciembre llegan en enero con todo el derecho.

La fecha de corte es el día en que dejas de esperar. No es un plazo legal: es tuyo, y se calcula hacia atrás desde el último día para domiciliar, que es el que de verdad aprieta. El cliente que domicilia necesita conocer su resultado antes, y tú, días para revisar. Estos son los plazos de la Agencia Tributaria (AEAT) que marcan los próximos cortes:

La primera petición sale el primer día laborable después del trimestre. En el cuarto conviene hacer dos: a mediados de diciembre, para octubre, noviembre y los datos del año, y el 4 de enero, para diciembre. Cómo encaja con el resto de enero, en la campaña de enero en la gestoría.

Detalles que evitan una segunda petición

• Factura, no ticket. Para deducir el IVA hace falta una factura completa o una simplificada con el NIF y el domicilio del cliente y la cuota por separado (artículo 7.2 del Reglamento de facturación). Dilo en la petición: el cliente puede pedirla en la tienda.
• A su nombre. Una factura a nombre de un familiar o de otra empresa no le sirve.
• Todas las emitidas, en orden. La numeración es correlativa: un hueco obliga a preguntar si falta una factura o si se anuló.
• El extracto entero. Del primer al último día del trimestre, mejor en el formato que descarga su banco que en capturas de pantalla.

Un recordatorio funciona si dice qué falta exactamente y cuántos días quedan. Para el cuarto trimestre de 2026:

• Confirma lo que llega: un «recibido, nos falta solo X» evita duplicados y deja claro qué queda.
• Sube de canal, no de tono: del correo al teléfono, nunca a la amenaza.
• Separa a quien tiene retenciones: su corte es diez días antes que el del IVA.

Cambia lo que va entre corchetes. Están pensadas para el trimestre, y sirven igual para enero si añades los datos del año de la tabla de qué pedir a cada cliente.

Cada canal de más es un sitio más donde buscar. Elige uno para recibir documentos y repítelo en cada petición: un portal del cliente, una carpeta compartida por cliente o una dirección de correo solo para documentación. WhatsApp sirve para avisar, pero no para archivar: las facturas se pierden en el hilo y hay que descargarlas una a una. Sirva el canal que sirva, tiene que cumplir cuatro cosas:

• El cliente puede usarlo desde el móvil, con la foto del ticket.
• Cada documento acaba en la carpeta de su cliente y de su trimestre.
• Los dos sabéis qué se pidió y qué ha llegado.
• Alguien del despacho se entera cuando llega algo.

Si hoy recibes los documentos por correo y WhatsApp, mira qué cambia con un sistema propio en la alternativa a Excel para gestorías.

• Pedir «los papeles del trimestre» sin decir cuáles.
• Poner como fecha el último día del plazo: no deja tiempo para revisar ni para domiciliar.
• Dar por buenos tickets sin NIF para deducir el IVA.
• Recibir por tres canales y no confirmar lo que ha llegado.
• No preguntar a quien no ha mandado nada: un cliente sin movimientos también presenta.
• Retrasar el 303 por las facturas de gastos, que se pueden deducir después, cuando lo que no espera son las ventas.
• Pedir en enero datos del año que podían pedirse en diciembre.

• Calendario de 2027 sin publicar. A 26 de octubre de 2026 la AEAT no ha publicado su calendario de 2027: las fechas de domiciliación de esta página son previsiones. Si cambian, se mueven tus cortes.
• VeriFactu. Según el BOE, los programas de facturación tienen que estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 para quienes pagan el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto, y las facturas llevarán un código QR. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028, sin norma publicada a 26 de octubre. Aprovecha la petición de enero para preguntar a cada cliente con qué programa factura. Más en VeriFactu: cuándo es obligatorio.
• Factura electrónica entre empresas. Será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto. Esas facturas tendrán un formato estructurado y la AEAT guardará una copia de cada una, así que la forma de recogerlas cambiará. Detalle en factura electrónica obligatoria.

En Fiscalo, desde el tablero de campaña del trimestre, «Pedir documentación» manda la petición a varios clientes en un paso: por defecto, a los que tienen algo sin cerrar, con un mensaje si quieres. Cada cliente la ve en su portal del cliente, en «Lo que te pedimos», con un aviso, y sube los documentos desde el móvil. A quien ya tenía la petición abierta no se le repite. Para algo concreto, como un contrato, está la petición individual desde la ficha del cliente.

Si lo pedido no llega, Fiscalo se lo recuerda al cliente a los 3 y a los 7 días, y a los 7 avisa también a tu equipo. Lo que sube entra en la bandeja de entrada del despacho, donde se revisa, se clasifica o se le pide que lo corrija. Los avisos llegan dentro del portal, en el navegador y, si el envío de correo está activo, por email.

Lo que no hace: no envía WhatsApp, y las plantillas de aviso (textos como los de esta página, con el nombre, los documentos y la fecha como variables) se guardan, pero no se envían solas. El acceso es por lista de espera.