Dejar Excel, WhatsApp y las carpetas compartidas en la gestoría: cuándo merece la pena

Casi todos los despachos pequeños empiezan así, y tiene sentido: son herramientas conocidas, baratas o que ya tienes, y nadie necesita formación para usarlas.

• Excel u otra hoja de cálculo

  Flexible: una fila por cliente, las columnas que quieras, filtros y sumas. Para una lista de clientes con su régimen y sus modelos, funciona.

• WhatsApp

  El cliente ya lo tiene y contesta rápido. Para un aviso corto o una duda suelta es difícil de mejorar.

• Drive o una carpeta compartida

  Guarda los archivos en la nube, con una carpeta por cliente y acceso desde cualquier sitio. Como archivo, funciona.

El problema no es ninguna de las tres. Es que ninguna sabe qué es un trimestre, un modelo o un plazo, y el despacho hace de pegamento entre ellas a mano.

Plazos por cliente

La hoja dice que un cliente presenta el 303 y el 130, pero no avisa cuando cambia de régimen, cuando contrata a su primer trabajador (y empieza el 111) o cuando el último día para domiciliar llega antes que el de presentar. En el tercer trimestre de 2026, la domiciliación del 303 y del 130 cerró el 15 de octubre y la presentación, el 20. El calendario de la Agencia Tributaria (AEAT) es el mismo para todos; el de cada cliente, no.

Versiones y quién lleva qué

Cuando trabajan dos o tres personas, la hoja acaba con copias («clientes_final_v3») o con cambios que se pisan. No queda claro quién lleva cada cliente ni en qué punto está su trimestre, y para saberlo hay que preguntar.

Documentos perdidos en el chat

Una factura enviada por WhatsApp llega al móvil de quien la recibe, mezclada con fotos y audios. Hay que descargarla, renombrarla y subirla a la carpeta del cliente. Si esa persona está de vacaciones, el documento también. Al final del trimestre, nadie sabe con certeza qué falta.

Carpetas que no avisan

Drive guarda el archivo, pero no dice si ya lo has revisado, a qué trimestre pertenece ni si el cliente ha mandado todo lo que le pediste. Tampoco avisa a nadie cuando llega algo nuevo.

Sin rodeos: si trabajas solo, con pocos clientes y casi todos en el mismo régimen (autónomos en estimación directa con su 303 y su 130, por ejemplo), una hoja bien hecha y el calendario fiscal pueden ser suficientes. Cambiar de herramienta también cuesta tiempo. Si te quedas con la hoja, que tenga al menos estas columnas:

• Nombre o razón social, NIF, email y teléfono.
• Tipo de cliente (autónomo, sociedad, comunidad de bienes) y territorio: común, Canarias, País Vasco con su Diputación o Navarra.
• Régimen de IVA (general, simplificado, recargo de equivalencia, exento) y de IRPF (estimación directa normal o simplificada, módulos).
• Si tiene trabajadores, paga a profesionales, paga el alquiler de un local o hace operaciones intracomunitarias: son los datos que suelen activar el 111, el 115 o el 349.
• Quién lo lleva, su cuota mensual y el estado de cada modelo en el trimestre.

Esa hoja te sirve después: la mayoría de esas columnas son las que lee la importación de Fiscalo. Las fechas de cada trimestre, con su domiciliación, las tienes en el calendario fiscal.

No hay que moverlo todo de golpe. Este es el orden que menos molesta al despacho y a los clientes:

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   Empieza por la cartera

   Guarda tu hoja como CSV e impórtala. Fiscalo reconoce cabeceras habituales (nombre o razón social, NIF, email, teléfono, tipo y, si las tienes, IVA, IRPF, trabajadores, profesionales, alquiler e intracomunitarias) y te enseña una vista previa con los errores de cada fila, los duplicados y los modelos que saldrían de cada perfil. Corriges y confirmas.
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   Completa el perfil fiscal

   Con el asistente del perfil añades lo que no estaba en la hoja: territorio, fechas de alta, domiciliación. Con eso queda generado el calendario de cada cliente.
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   Prueba la bandeja de entrada tú primero

   Sube los documentos que ya tienes del trimestre y revísalos en el Inbox. Así pruebas el flujo sin pedir nada a los clientes.
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   Invita a los clientes al portal poco a poco

   Empieza por los que más documentos mandan por mensaje. Les envías la invitación, crean su acceso y desde su portal suben lo que les pides y ven solo su empresa.
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   Suma el resto cuando te venga bien

   Consultas en hilos, cuotas y cobros con el extracto del banco, el equipo con sus roles. Cada pieza se puede añadir después.

El mejor momento es justo después de cerrar un trimestre. Con el tercero de 2026 ya presentado, la campaña del cuarto empieza el 1 de enero de 2027, y el 303 y el 130 tienen hasta el lunes 1 de febrero: el 30 de enero cae en sábado y el plazo pasa al primer día hábil siguiente (artículo 30.5 de la Ley 39/2015). El resto de fechas están en el calendario fiscal 2027, como previsión hasta que la AEAT publique el oficial. Para el día a día de la recogida, mira cómo pedir documentación a los clientes de la gestoría, y para un plan más amplio, cómo digitalizar una gestoría.

• WhatsApp. Fiscalo no envía ni lee WhatsApp. En la configuración puedes guardar tu número, tu horario y la opción de autorrespuesta fuera de horario, y en Automatizaciones, plantillas de aviso, pero Fiscalo no manda nada por WhatsApp. Puedes seguir usándolo para avisos rápidos y pedir que los documentos vayan al portal.
• Tu archivo. No uses Fiscalo como único archivo de facturas y documentos obligatorios: sigue con Drive o con tu servidor. El empresario debe conservar la documentación de su negocio seis años desde el último asiento de los libros (artículo 30 del Código de Comercio), y las facturas, al menos durante el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria (artículo 19 del Reglamento de facturación): cuatro años con carácter general (artículo 66) y más si se compensan bases imponibles negativas o se aplican deducciones de años anteriores (artículos 66 bis y 70.3).
• Contabilidad, nóminas y presentación. Siguen en tus programas. Fiscalo no presenta modelos en Hacienda, no hace nóminas y no lleva una contabilidad completa: tiene un libro diario simplificado, sin balance ni cuenta de pérdidas y ganancias.
• El correo. Lo seguirás usando. Fiscalo avisa dentro de la app, en el navegador y, si está activo, por email.

Lo que sí cambia es que la cartera, los documentos, los plazos y las dudas de cada cliente quedan en un mismo sitio. Tienes el detalle de cada pieza en el software para gestorías, el portal del cliente para gestorías y la cartera de clientes.