CRM para gestorías: cada cliente con su perfil fiscal, sus modelos y su gestor

Un CRM de ventas está pensado para el embudo: contactos, oportunidades, etapas y previsiones. En una gestoría casi todo el trabajo viene de clientes que ya lo son, y lo que necesitas saber de cada uno es otra cosa:

• Qué forma tiene (autónomo, sociedad, comunidad de bienes) y dónde tributa: la AEAT, Canarias, una Diputación vasca o Navarra.
• Qué régimen de IVA y de IRPF lleva, si tiene trabajadores, si alquila un local, si compra o vende en la UE.
• Qué modelos presenta, cada cuánto y quién del despacho se encarga.
• Cuánto paga al mes y si le falta algo por mandar.

Esa información suele estar repartida entre una hoja de cálculo, el programa de contabilidad y la memoria de cada gestor. Fiscalo, un software para gestorías, la guarda en una ficha por cliente y la conecta con el calendario fiscal, los documentos y los cobros. Más que un CRM, es una cartera fiscal.

La cartera se ve en portadas o en lista, con búsqueda por nombre, NIF o gestor y filtros por estado: al día, pendiente, revisar, bloqueado y archivados. Al abrir un cliente, su ficha tiene cinco pestañas.

Al dar de alta o editar un cliente, Fiscalo comprueba la letra o el dígito de control del NIF, el NIE o el CIF: si no cuadra, no se guarda. Tampoco deja tener dos clientes activos con el mismo NIF. Archivar a un cliente lo saca de la cartera activa sin borrar nada: la ficha y sus documentos se conservan y se puede restaurar.

Para moverte rápido, ⌘K (Ctrl+K en Windows) busca clientes, documentos y consultas desde cualquier pantalla.

La pestaña Fiscal empieza por un asistente de preguntas sencillas: persona física, jurídica o entidad en atribución de rentas; dónde tributa (y en qué Diputación, si es foral); régimen de IVA y de IRPF; si tiene trabajadores, paga a profesionales, alquila local u opera con la UE; fechas de alta y baja. Los modelos entran y salen según respondes.

Cada modelo aparece con su periodicidad y con el motivo por el que está ahí. Así queda la ficha de un autónomo típico:

Si el cliente es una sociedad con trabajadores y un local alquilado, se suman el 111 («Tiene trabajadores») con su resumen anual, el 190, y el 115 («Alquila un local con retención») con el suyo, el 180. Cuando el perfil no cubre algo, lo dice con un aviso; por ejemplo, que las retenciones de trabajadores con centro de trabajo en el País Vasco o Navarra se presentan allí.

Cuando el caso no encaja

Cada modelo se puede fijar a mano: Auto sigue al perfil, y Siempre y Nunca mandan aunque el perfil diga otra cosa. El calendario del cliente se pone al día al momento (más en control de plazos fiscales). Para ver la lógica con un caso concreto, prueba qué modelos tengo que presentar como autónomo.

No hace falta dar de alta a los clientes uno a uno. Guarda tu hoja de Excel (o lo que exporte tu programa) como CSV, separado por punto y coma o por comas, e impórtalo. Hacen falta dos columnas, nombre y NIF; también se leen email, teléfono, tipo (SL, autónomo, CB), IVA, IRPF, trabajadores, profesionales, alquiler e intracomunitarias. La pantalla trae de ejemplo esta cabecera: nombre;nif;email;telefono;tipo;iva;trabajadores.

• Vista previa: cuántos clientes entran, cuántos tienen errores y cuántos están repetidos (ya en la cartera o dos veces en el fichero).
• Errores por fila: NIF con el control mal, email no válido, falta el nombre.
• Los modelos que saldrían para cada cliente, antes de importar.
• Un perfil común para quien no lo traiga en su fila y la fecha desde la que llevas sus impuestos. Vacía, cuenta desde hoy, para que nadie entre con plazos vencidos.
• Hasta 500 clientes y 1 MB por fichero.

Si el fichero no trae el tipo, Fiscalo lo deduce del NIF: un DNI o un NIE es un autónomo; un CIF que empieza por E o J, una comunidad de bienes o una sociedad civil; el resto, una sociedad.

Todo el despacho trabaja sobre la misma cartera. Los compañeros entran por invitación de email (si el correo no llega, el enlace se puede copiar) con uno de estos tres roles:

• Propietario: todo, incluido cambiar los roles.
• Admin: todo menos cambiar roles; invita y da de baja a miembros.
• Miembro: trabaja con clientes, documentos, plazos y cobros, pero no toca los ajustes, el equipo, la administración fiscal (como reabrir un modelo presentado), la asignación de consultas ni el borrado de cuotas.

Cada cliente tiene su gestor asignado. El filtro «Para mí» de los avisos le enseña solo lo suyo, la lista de clientes se puede buscar por gestor y el cliente ve en su portal, en «Mi gestoría», quién le lleva.

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   Importa la cartera

   Un CSV con nombre y NIF basta. Revisa la vista previa y corrige las filas con error.
2. 2

   Completa cada ficha

   Cuota mensual, gestor asignado, IBAN y dirección. Repasa el perfil fiscal con el asistente.
3. 3

   Revisa los modelos de cada cliente

   Comprueba el motivo de cada uno y fija a mano los casos especiales.
4. 4

   Invita al cliente a su portal

   Para que suba facturas, tickets y extractos y vea sus plazos. Más en portal del cliente para gestorías.
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   Trabaja desde la ficha

   Pide documentos, deja notas internas, consulta sus archivos y salta de un cliente a otro con ⌘K.

La ficha es la pieza central: el resto de Fiscalo lee de ella.

• Control de plazos

  El perfil de cada cliente genera su calendario, con avisos al equipo y al cliente.

• Gestión documental

  Lo que sube el cliente llega a la bandeja de entrada y queda en su ficha.

• Borradores de modelos

  Con los documentos revisados, el borrador del trimestre se va montando para que lo revises.

• Cobros y honorarios

  La cuota de la ficha es la base de las cuotas de cada mes y de su seguimiento.

Si hoy trabajas con hojas de cálculo y mensajes, tienes la comparación completa en alternativa a Excel para gestorías.

• No es un CRM de captación. No hay embudo de ventas, oportunidades ni campañas.
• No tiene permisos a medida. Los tres roles son fijos.
• No se integra hoy con otros programas como A3 u Holded: la cartera entra por CSV.
• No envía WhatsApp ni ejecuta automatizaciones solas: avisa dentro de la app, por email y al navegador.
• No presenta nada en Hacienda. Del perfil salen los plazos y los borradores; la presentación la haces tú.
• No hace la diligencia debida contra el blanqueo. La Ley 10/2010 obliga, entre otros, a asesores fiscales y contables externos (art. 2.1.m). Puedes guardar la documentación del cliente en su ficha, pero Fiscalo no tiene un flujo de identificación.