VeriFactu y factura electrónica: qué decir a los clientes de tu gestoría, con circular

Tus clientes han leído que VeriFactu «se aplaza a 2028» y te preguntan si tienen que hacer algo. Lo que está en el BOE y lo que solo está anunciado, en tres frases:

1. VeriFactu, según el BOE: programa adaptado antes del 1 de enero de 2027 si pagan el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 si son autónomos (Real Decreto-ley 15/2025).
2. El aplazamiento a octubre de 2028 es una previsión del Ministerio de Hacienda del 5 de octubre de 2026. No tiene día exacto ni norma publicada.
3. La factura electrónica entre empresas es otra obligación, ya con fecha firme: 6 de octubre de 2027 con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y 6 de octubre de 2028 para el resto (Real Decreto 238/2026 y Orden HAC/1028/2026).

El detalle de cada una, en cuándo es obligatorio VeriFactu y en factura electrónica obligatoria.

Seis preguntas por cliente y tienes sus dos fechas, con el motivo. El botón copia el resultado para pegarlo en un correo o en sus notas.

Es una plantilla: revísala, quita lo que no aplique a cada grupo de clientes y cambia {nombre}, {territorio} y {firma}. No es asesoramiento para un caso concreto. Si la mandas, pon la fecha: lo de 2028 puede cambiar cualquier día.

Versión completa (correo)

Versión corta (mensaje)

Párrafos para clientes forales

• País Vasco: «Como tienes el domicilio fiscal en {territorio}, VeriFactu no te afecta: sigues con TicketBAI, como hasta ahora. Sobre la factura electrónica entre empresas te escribiremos cuando tu Diputación concrete cómo se aplica.»
• Navarra: «Como tienes el domicilio fiscal en Navarra, VeriFactu no te afecta. El Gobierno de Navarra ha anunciado un sistema propio, NaTicket, pero sin norma ni fechas: te avisaremos cuando las haya.»

«¿Se ha aplazado o no?»

No en el BOE. Hacienda prevé aplazarlo a octubre de 2028, sin día ni norma. Hasta que salga, las fechas son el 1 de enero de 2027 (sociedades) y el 1 de julio de 2027 (resto).

«¿Tengo que cambiar de programa?»

Solo si su proveedor no tiene versión adaptada. Lo que hay que pedir es la declaración responsable del fabricante, que debían tener lista desde el 29 de julio de 2025.

«Facturo con Excel, ¿me afecta?»

No, si la hoja solo sirve para escribir e imprimir la factura. Sí, si con fórmulas o macros genera el libro de facturas o la contabilidad.

«¿Me vale la aplicación gratuita de Hacienda?»

Para quien factura poco y de forma sencilla, puede bastar. La AEAT la ofrece en su sede de VeriFactu, con guía de uso.

«¿Hacienda va a ver todas mis facturas?»

En la modalidad VERI*FACTU, el programa envía a la AEAT un registro de cada factura en el momento de emitirla. En la otra modalidad los registros se guardan firmados en el propio sistema.

«¿Y si me paso al SII para librarme?»

Quien lleva el SII, aunque sea voluntario, queda fuera de VeriFactu. Pero se pide con el modelo 036, obliga como mínimo durante el año natural y exige enviar a la AEAT los libros de facturas emitidas y recibidas en cuatro días (sin sábados, domingos ni festivos nacionales). A cambio, no se presentan el 347 ni el 390. Antes, mira si el cliente y el despacho pueden llevar ese ritmo.

«¿Y si no lo hago?»

La sanción para quien factura con un sistema que no cumple es de 50.000 euros por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria).

1. 1

   Aparta a quien no le afecta

   Domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, clientes en el SII (también voluntario) y quien factura solo a mano.
2. 2

   Ordena por fecha

   Primero las sociedades: según el BOE, su programa tiene que estar adaptado antes del 1 de enero de 2027, en poco más de dos meses. Después, autónomos y comunidades de bienes.
3. 3

   Pregunta cómo factura cada uno

   Programa, app, TPV, Excel o talonario. Ojo con quien mezcla talonario y programa: no se puede.
4. 4

   Pide la declaración responsable

   Del programa que usa cada cliente. Guárdala en su ficha.
5. 5

   Revisa a los de más de 8 M€

   Si están en territorio común, lo normal es que lleven el SII (y queden fuera de VeriFactu). Su factura electrónica llega el 6 de octubre de 2027.
6. 6

   Pon una fecha de revisión

   Mira el BOE y la sede de la AEAT cada semana hasta que se aclare lo de 2028, y vuelve a escribir solo si cambia algo.

Tu gestoría también factura: los honorarios y las cuotas mensuales. Las reglas son las mismas que para tus clientes. Si el despacho es una sociedad, el programa con el que emites esas facturas tiene que estar adaptado antes del 1 de enero de 2027 según el BOE; si eres autónomo, antes del 1 de julio de 2027. Y desde el 6 de octubre de 2028 (o de 2027, si superas 8 millones) tus clientes empresarios recibirán de ti factura electrónica. Cómo llevar las cuotas y los cobros aparte de la emisión, en cobros y honorarios.

• Que el aplazamiento a 2028 está aprobado.
• Que un programa «cumple VeriFactu» sin haber visto su declaración responsable.
• Que la gestoría adapta el programa del cliente: la obligación es de quien factura y de su proveedor.
• Fechas para NaTicket en Navarra: no hay norma.
• Que la factura electrónica tiene las mismas fechas en el País Vasco y Navarra: depende de cómo se aplique allí.
• Que un PDF enviado por correo será una factura electrónica válida entre empresas: no lo será.

Si te piden que les recomiendes un programa

Mejor criterios que marcas. Que tenga:

• Versión adaptada y declaración responsable del fabricante.
• La modalidad que prefiera el cliente: VERI*FACTU (envío en el momento) o no VERI*FACTU.
• Si factura a empresas, capacidad de emitir y recibir factura electrónica en un formato válido (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) o de trabajar con la solución pública de la AEAT.
• Una forma sencilla de exportar o compartir las facturas con la gestoría.

Lo que sí hace es ordenar esta revisión. Cada cliente tiene su perfil fiscal (persona física, jurídica o entidad en atribución de rentas, territorio y Diputación, SII, gran empresa), que es justo lo que decide sus fechas. Desde su ficha puedes pedirle un documento, como la declaración responsable de su programa: lo ve en su portal, recibe el aviso y lo sube desde el móvil. Sus dudas llegan a su hilo de consultas, donde puedes asignarlas a alguien del equipo y dejar notas internas que el cliente no ve.

La circular puedes guardarla como plantilla con {nombre} y {firma}, pero Fiscalo no la envía: la mandas tú desde tu correo. El acceso es por lista de espera. Más en el portal del cliente y en el CRM para gestorías.