Control de cobros en la gestoría: cuotas, impagos y extracto del banco a la vista

En una gestoría, buena parte de lo que entra es una cuota mensual por cliente, que llega por transferencia o por un recibo que pasas desde tu banco. Parece sencillo hasta que la cartera crece:

• Las cuotas cambian: altas, bajas, subidas y algún extra de un mes.
• El extracto dice «TRANSF. J GARCIA» y alguien tiene que adivinar de qué cliente es.
• Un cliente paga una parte y el resto, cuando puede.
• Nadie se da cuenta de un impago hasta el cierre del trimestre, cuando ya se deben varias cuotas.

Fiscalo, un software para gestorías, lleva ese control en la pantalla Cobros, con los mismos clientes de tu cartera: quién te paga, cuánto y cuándo.

La cuota mensual de cada cliente se guarda una vez, en su ficha. En Cobros eliges el mes y pulsas Generar cuotas: se crea una línea por cada cliente activo con cuota que aún no tenga la de ese mes. Los clientes archivados no entran, y si lo pulsas dos veces no se duplica nada. Para un extra o una cuota fuera del lote, Nueva cuota: cliente, importe, método (transferencia, efectivo u otro), estado y fecha.

• Porcentaje cobrado del mes

  La cabecera dice, por ejemplo, «80 % cobrado en octubre de 2026», y cuatro cifras lo desglosan: cartera del mes, cobrado, pendiente y cubierto.

• Estado de cada cuota

  Pendiente, parcial o cobrada, con lo pagado al lado del importe. Filtras por estado o buscas un cliente.

• Sin cuota este mes

  Los clientes activos con cuota que todavía no tienen su línea del mes, para que no se escape ninguno.

• Extracto sin cuadrar

  Los ingresos de la cuenta del despacho que aún no se han enlazado con ninguna cuota.

Si la cuota de un cliente ya no cubre el trabajo que te da, revísala con la herramienta para calcular los honorarios de la gestoría, y cambia el importe en su ficha: el mes siguiente sale con la cuota nueva.

Fiscalo no se conecta a tu banco. Descargas el extracto de la cuenta del despacho en CSV desde la banca online y lo importas en Cobros con Importar CSV. Entiende:

• Columnas de fecha, concepto e importe, o de abono y cargo por separado, con los nombres habituales de los bancos: «fecha operación», «fecha valor», «concepto», «descripción», «importe»…
• Separador de punto y coma o de coma, e importes en formato español (1.234,56).
• Extractos que se solapan: los movimientos que ya estaban no se vuelven a importar.

Después pulsas Cuadrar. Fiscalo enlaza cada ingreso con su cuota cuando el importe coincide con lo que falta por cobrar y el nombre del cliente aparece en el concepto. Si el ingreso es menor, la cuota queda como parcial. Lo que no encaja (un pago desde la cuenta de un familiar, un concepto en blanco) se enlaza a mano desde la cuota con «Vincular con el extracto», y lo que no pasa por el banco, como un pago en efectivo, se marca cambiando su estado.

Cuando una cuota pendiente o parcial lleva unos días sin cobrarse, Fiscalo avisa al equipo: «Cuota impagada · nombre del cliente», con lo que falta por cobrar y desde qué fecha. El aviso llega a la campana de la app y, según las preferencias de cada persona, por email (al momento o en el resumen diario) o al navegador. Si hay varias, se agrupan.

Una forma de llevar los impagos sin que se acumulen:

1. Cuadra el extracto cada semana o cada quincena, no al final del trimestre.
2. Cuando llegue el aviso, mira la cuota: a veces el cliente pagó con otro concepto o desde otra cuenta y basta con enlazarlo a mano.
3. Si de verdad no ha pagado, escríbele o llámale ese mismo mes. El recordatorio lo mandas tú: Fiscalo guarda plantillas de aviso con datos como el nombre o el importe, pero hoy no las envía.
4. Si se repite, habla con el cliente de la forma de pago o de la cuota. Si decides frenar su trabajo, márcalo como «Bloqueado» en su ficha para que todo el equipo lo vea.

En Informes, el MRR (ingreso mensual recurrente) es la suma de las cuotas de los clientes activos: lo que el despacho ingresa cada mes de forma fija, sin contar extras. Al lado, la cartera por tipo (sociedades y autónomos) y cuántos clientes están al día. Informes solo lee lo que hay en tu despacho: «Solo datos reales».

Los plazos del propio despacho, como su 303, también están en el calendario de Fiscalo junto a los de la cartera. Tienes todos los vencimientos del año en el calendario fiscal.

1. 1

   Pon la cuota en cada ficha

   Una sola vez, en el campo de cuota mensual. Si vienes de una hoja de cálculo, primero importa la cartera; lo explica CRM para gestorías.
2. 2

   Genera las cuotas del mes

   En Cobros, elige el mes y pulsa Generar cuotas. Los extras, con Nueva cuota.
3. 3

   Importa el extracto

   Descarga el CSV de la cuenta del despacho e impórtalo. Lo que ya estaba no se repite.
4. 4

   Pulsa Cuadrar

   Se enlazan los ingresos que coinciden en importe y nombre. El resto, a mano desde cada cuota.
5. 5

   Marca lo que no pasa por el banco

   Si un cliente paga en efectivo o por otra vía, cambia el estado de su cuota a cobrada.
6. 6

   Sigue los avisos de impago

   El equipo recibe «Cuota impagada» y decide qué hacer con cada cliente.

Si tu despacho funciona hoy con hojas de cálculo y mensajes, mira la comparación completa en alternativa a Excel para gestorías.

• No emite remesas SEPA ni pasa recibos. La pantalla lo dice tal cual: «Fiscalo no emite remesas SEPA: importas el extracto y cuadras». Si cobras por domiciliación, los recibos los gestionas con tu banco.
• No se conecta al banco. Ni conexión directa ni agregadores bancarios: el extracto entra en CSV cuando tú lo importas.
• No reclama al cliente por su cuenta. El aviso de impago es para el equipo; no envía recordatorios de pago ni WhatsApp.
• No es un sistema VeriFactu ni envía nada a la AEAT. Para emitir las facturas de tus honorarios, usa un programa de facturación adaptado.